BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang Masalah
Listrik sebagai sumber
energi dan penerangan, merupakan kebutuhan yang paling mendasar bagi manusia.
Ketergantungan manusia akan listrik terjadi karena listrik merupakan
satu-satunya energi yang mampu menjalankan segala bentuk aktivitas operasional,
pengelolaan, pengendalian sarana komunikasi
dan informasi di kantor, perusahaan, instansi pendidikan maupun kegiatan
rumah tangga. Sehingga tidak dapat dipungkiri bahwa hampir kesuluruhan
aktivitas kehidupan sehari-hari manusia tidak dapat terlepas dari penggunaan
tenaga listrik.
Di Indonesia PT. PLN
(Persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Yang memberikan pelayanan
kepada masyarakat dalam penyediaan jasa yang berhubungan dengan penjualan
listrik satu-satunya di Indonesia guna memenuhi kebutuhan listrik masyarakat
Indonesia. Lembaga ini diberi hak monopoli oleh pemerintah (sesuai dengan
Undang – Undang Dasar 1945 pasal 33) untuk memasok listrik kepada masyarakat,
mengatur distribusi dan sumber pemasokannya, serta mengatur jalur administrasi
pelayanan publik.
Seiring dengan perkembangan teknologi yang sangat cepat,
sejumlah program dikembangkan oleh PT. PLN (Persero) guna meningkatkan kualitas
layanan dan kepuasan pelanggan. Suatu terobosan baru muncul untuk meningkatkan
efisiensi, mutu pelayanan dan keandalan penyediaan tenaga listrik, begitu pula
dengan PT. PLN (Persero) Rayon Wates memberikan fasilitas pendukung untuk
memudahkan pelangan dalam pelayanan yaitu dengan menggunakan sarana via telepon
dengan nomer call center 123, via online dan datang langsung ke kantor PLN.
Dengan sarana dan fasilitas yang terbuka dan semakin transparan yang disediakan
PT. PLN (Persero) Rayon Wates ini masyarakat/pelanggan bisa dengan mudah untuk
melakukan kerja sama dalam proses pasang baru maupun perubahan tarif/daya
listrik. Dengan call center 123 masyarakat/pelanggan bisa terhubung langsung ke
PT. PLN pusat untuk melakukan proses pendaftaran permohonan pasang baru atau
perubahan tarif/daya listrik, tidak perlu lagi datang ke Kantor PLN (loket
pelayanan).
Layanan lisrik yang
diberikan oleh PLN adalah listrik prabayar dan listrik pasca bayar. Listrik
pascabayar adalah tarif tenaga listrik yang dibayarkan setelah pemakaian tenaga
listrik oleh konsumen. Sedangkan listrik prabayar adalah tarif tenaga listrik
yang dibayarkan sebelum pemakaian tenaga listrik oleh konsumen.
Secara garis besar
dapat dijelaskan bahwa proses bisnis PT PLN (Persero) Rayon Wates dimulai dari
permohonan pasang baru oleh calon pelanggan di wilayah Kulon Progo. Permohonan
calon pelanggan yang telah disetujui dan dilaksanakan akan menjadi pelanggan.
Setiap akhir bulan akan dilaksanakan pembacaan stan kWh meter bagi pelanggan
pascabayar untuk mengetahui pemakaian listrik. Sedangkan pelanggan prabayar
tidak dilakukan pembacaan stan kWh meter. Pemakaian listrik oleh pelanggan
pasca bayar diakui PLN sebagai pendapatan dan piutang. Pelanggan dapat
mengajukan permohonan perubahan tarif / daya sesuai dengan perubahan
kebutuhannya. Untuk mendukung operasional dalam bisnis PT PLN (Persero) Rayon
Wates maka terdapat dana operasional yang sering disebut kas imprest.
B.
Rumusan
Masalah
Berdasarkan
uraian dalam latar belakang masalah di atas, maka permasalahan yang akan
dibahas oleh penyusun adalah :
1. Bagaimanakah
prosedur pasang baru sambungan listrik?
2. Bagaimanakah
prosedur perubahan tarif/ daya?
3. Bagaimanakahefektifitassistem pembacaan stan
kWhmeter?
4. Bagaimanakah
efektifitas sistem pengendalian piutang?
5. Bagaimanakah
efektifitas sistem cash card untuk pengelolaan
kas imprest?
C.
Pendekatan
Pemecahan Masalah
Pendekatan
pemecahan masalah yang dilakukan adalah dengan melakukan evaluasi terhadap
sistem pengendalian internal dalam proses bisnis PT PLN (Persero) Rayon Wates.
BAB II
PEMBAHASAN
Perubahan Tarif / Daya listrik
Di kabupatenKulon Progo
kebutuhanakan
tenaga listrikselalumengalamipeningkatan
yang signifikan. Hal ini di tunjukan dengan
meningkatnya permintaan perubahan tarif/daya di PT. PLN (Persero) Rayon Wates.
Permohonan perubahan tarif / daya oleh pelanggan dapat dilakukanmelaluiloketataumelalui call center 123dan website. Cara-caraItu
merupakan fasilitas dari PT PLN (Persero)
Rayon Wates untuk memberi
kemudahan dan kenyamanan bagi pelanggan.
Pelanggan yang mengajukan
permohonan perubahan tarif/daya listrik di PT PLN (Persero) Rayon Watesdapat
dibedakan menjadi beberapa kategori sesuai dengan keperluan pemakaian listrik.Diantaranya
:
a)
Perubahan Daya sementara (PSM), yang sifatnya tidak
berkelanjutan. contoh : untuk acara pesta, konser music
b)
Penambah daya, yaitu perubahan daya dari yang rendah ke daya yang lebih tinggi.
c)
Penurunan daya, yaitu perubahan daya dari yang tinggi ke
daya yang lebih rendah.
d)
Migrasi, yaitu perubahan tarif pasca ke tarif pra bayar.
Disini penulis lebih memfokuskan
analisanya pada Migrasi yaitu perubahan tarif pasca ke tarif pra bayar. Dalam
proses migrasi ada yang disebut Uang Jaminan Langganan (UJL) besarnya
berdasarkan saldo awal UJL pada saat awal pemasangan/penyambungan listrik
sampai sebelum di migrasi dari tarif pasca ke pra bayar. Uang jaminan langganan
(UJL) ini bila pelanggan melakukan migrasi, secara otomatis akan kembali ke
pelanggan yang bersangkutan. UJL dikembalikan ke pelanggan melalui kempensasi
UJL ke tagihan listrik sebelum migrasi. Kalo masih ada sisa lebih UJL maka
secara otomatis akan kembali dalam bentuk pulsa listrik/token listrik, akan
tetapi kalo masih ada kekurangan dari UJL, maka pelanggan akan dikenai Tagihan
susulan yang harus segara dilunasi oleh pelanggan. Masa pelunasan tagihan
susulan ini maksimal 1 bulan. Jika palanggan tidak segera malunasi/mebayar
tagihan susulan yang dibebankan, maka pelanggan akan dikenai blocking token.
Pelanggan yang dikenai blocking token untuk sementara sistem akan ditutup oleh PT PLN (Persero) Rayon Wates sehingga
pelanggan tidak dapat melakukan pembelian pulsa listrik. Pelanggan baru bisa
melakukan pembelian pulsa lagi jika tagihan susulan sudah dibayarakan/dilunasi,
maka sistem akan secara otomatis terbuka +_ 20 menit dari pelunasan.
Analisis
Dokumen
Dokumen-dokumen yang diperlukan dalam sistem perubahan
tarif/daya adalah sebagai berikut:
a. Foto copy KTP/SIM yaitu kartu identitas pelanggan yang masih berlaku.
b. Materai 6000 sebanyak 2 lembar.
c. Rekening listrik pada 1 bulan terakhir.
d. Surat permohonan migrasi
e. Surat ijin penyambungan
f. Surat perjanjian jual beli tenaga listrik (SPJBTL).
g. Perintah kerja.
h. Berita acara.
Analisis
Prosedur
Analisis prosedur yaitu kegiatan
atau alur kerja dan dokumen dari sistem yang sedang berjalan.
1. Pelanggan dilayani di Area Pelayanan
melalui :
a.Counter
Desk
b.
Telepon / Faksimili
c.
Surat dan E-mail
d.Contact
Person
2. Memeriksa kelengkapan yang
diperlukan
a. Copy Identitas Diri atau Surat Kuasa
di atas materai
b. Sket Lokasi
c. Jaminan Instalasi untuk syarat
penyambungan Melaksanakan penelitian
mengenai tunggakan-tunggakan atas
nama calon pelanggan/alamat lokasi yang
akan disambung, serta mencetak TUL
I-03.
3. Area Pelayanan membuat Surat
Perjanjian Jual Beli Tenaga Listrik (SPJBTL)
dan dilampirkan BATG jika diperlukan
tanah gardu.
4. Apabila disetujui, Calon
Pelanggan membayar biaya yang telah ditetapkan;
Biaya Penyambungan (BP) dan
penyesuaian Uang Jaminan Langganan (UJL);
dan melunasi seluruh tunggakannya
(bila ada), kecuali untuk perubahan turun
5. Area Pelayanan membuat Perintah
Kerja/PK (TUL I-09) dan Berita Acara/BA
(TUL I-10), untuk selanjutnya
disampaikan/dikirim ke Area Jaringan berikut
jaminan instalasi pelanggan.
6. Area Jaringan :
a.
Membuat nota permintaan material
b.
Melaksanakan pekerjaan penyambungan dan pemasangan Alat Pembatas dan
Pengukur
(APP) pada bangunan Pelanggan Baru.
c.
Menyerahkan kembali formulir BA yang telah diisi dan menginput data teknik
untuk
PDL.
7. Area Pelayanan mencetak PDL
dengan legalisasi oleh Asisten Manajer
Pemasaran dan Pelayanan Pelanggan
(ASMAN SAR-PP).
8. Area Pelayanan melaksanakan
proses peremajaan Data Induk Langganan (DIL)
untuk proses perhitungan rekening.
9. Proses Monitoring (TUL I-07) dan menyampaikan
surat pemberitahuan kepada pelanggan serta ucapan terima kasih.
Keterangan gambar :
1.
Pelanggan
mengajukan permohonan perubahan tariff/daya dengan mengakses web PB/PD online.
2.
Calon
pelanggan menerima email konfirmasi yang berisi kode konfirmasi.
3.
Calon
pelanggan menginputkan kode konfirmasi pada web PB/PD online.
4.
Penginputan
kode konfirmasi valid ;
a.
Tidak,
permohonan ditolak. Disini calon pelanggan harus mengulang kembali input kode
konfirmasi pada web PB/PD online.
b.
Iya,
permohonan diterima
5.
Setelah
permohonan diterima, pelanggan akan di cek petugas, apakah pelanggan masih
mempunyai tuggakan atau tidak ? jika iya, pelanggan masih ada tunggakan maka
pelanggan harus melakukan pelunasan tunggakan/bisa juga membatalkan permohonan.
Jika tidak, dan pelanggan sedang bermohon maka calan pelanggan akan menerima
email berupa surat izin pemasangan (SIP) yang berisi no. agenda dan no.
registrasi (untuk pembayaran).
6.
Calon
pelanggan melakukan pembayaran di BANK/Loket dengan menggunakan no. registrasi
7.
Apakah
pelunasan masuk ?
a.
Tidak,
pelanggan harus menghubungi rayon setempat/ call center 123.
b.
Iya,
pelunasan masuk.
8.
Pelanggan
melakukan penandatanganan surat perjanjian jual beli tenaga listrik (SJBTL).
9.
Setelah
itu akan dilakukan penggantian meteran (karena pelanggan melakukan perubahan
tarif) oleh petugas setelah menerima PK dan BA.
10.
Setelah
penggantian selesai dilakukan, maka akan dilaksanakan pengolahan data langganan
oleh petugas.
. Evaluasi
Sistem Perubahan tarif/daya yang Berjalan
Hasil dari evaluasi penulis tentang system
perubahan tarif/daya menunjukkan bahwa pelanggan PT. PLN (Persero) Rayon Wates masihada
permasalahan dalamhalkompensasi
UJL (UangJaminanLangganan) khususnyatagihansusulan. Karena
pada umumnya para pelanggan masih sering mengalami kebingungan dan belum
sepenuhnya paham tentang kompensasi UJL. Mereka yang tidak tahu di dominasi
pelanggan yang melakukan pendaftaran melalui call center 123. Terutama,
pelanggan yang masih mempunyai kekurangan UJL dan dikenai tagihan susulan.Para
pelanggan yang dikenai tagihan susulan pada umumnya masih bingung. Karena sepengetahuan
pelanggan kalo sudah migrasi/beralih dari tarif pasca bayar ke pra bayar itu
artinya pelanggan tidak ada lagi tagihan dari PT PLN, tapi ini masih ada
tagihan yang harus dilunasi oleh pelanggan.Dari permasalahan ini penulis
mempunyai ide gagasan untuk penyelesaian permasalahan kompensasi UJL, disamping
melakukan sosialisai kepada para pelanggan di PT PLN (Persero) Rayon Wates.
Menurut penulis, PT PLN (persero) bisa mencoba membuat sebuah aplikasi dimana
tagihan susulan dibebankan kepada pembelian pulsa listrik/token yang dilakukan oleh pelanggan yang masih mempunyai
tagihan susulan. Dimana setiap pelanggan yang melakukan pembelian pulsa akan
otomatis membayar/mengasur tagihan susulan tersebut dengan disesuaikan. Maksud
disesuaikan, apabila besar tagihan kecil bisa langsung sekali bayar, namun jika
total tagihan besar bisa beberapa kali(diangsur) dari pembelian token.
Tujuannya supaya tidak membebani dan memberatkan pelanggan. Seperti halnya kalo
pelanggan mengalami kelebihan dari UJL, dari PLN akan mengembalikan UJL
tersebut dalam bentuk pulsa listrik.
